Administrasi Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat  teknis  ketatausahaan  dari  suatu  perkantoran  yang  mempunyai peranan  penting  dalam  pelayanan  terhadap  pelaksanaan  pekerjaan operatif,  penyediaan  keterangan  bagi  pimpinan  dan  juga  membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Berikut ini pengertian Administrasi Perkantoran menurut para ahli:

Edwin Robinson dan William Leffingwell 

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

George R. Terry  

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."

Millis Geoffrey 

"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

W.H. Evans 

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). 

Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

1. mengetik (typing)
2. menghitung (calculating)
3. memeriksa (checking)
4. menyimpan warkat/arsip (filing)
5. menelepon (telephoning)
6. menggandakan (duplicating)
7. mengirim surat (mailing)
8. mengadakan
9. mencatat
10. menyortir

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

1. Manajemen dan pengarahan
2. Tata laksana/penyelenggaraan
3. Pelaksana secara efisien
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Pengendalian dan pengawasan
7. Pengarahan dan pengawasan
8. Pengarahan
9. Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

1. pegawai
2. Material perlengkapan
3. Persayaratan
4. Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

1. Kepegawaian perkantoran (office personel)
2. Metode perkantoran (office methods)
3. Perlengkapan perkantoran (office equipment)
4. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
5. Biaya perkantoran (office costs)
6. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

1. ruang perkantoran (office space)
2. komunikasi (communications)
3. kepegawaian kantor (office personnel)
4. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
5. peralatan dan mesin (appliance and machine)
6. perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
7. metode (methods)
8. tata warkat (records)
9. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu :

1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
5. Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan  
2. Menginventarisasi peralatan kantor 
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.  
4. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
5. Melakukan pengadaan file.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1.   Kegiatan Kantor
   a.  Perencanaan perkantoran (office planning)
   
   1)  Perencanaan gedung
   
   2)  Tata ruang kantor
   
   3)  Penerangan/cahaya
   
   4)  Ventilasi
   
   5)  Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
   
   6)  Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
   
   7)  Anggaran (budgeting) perkantoran
   
   8)  Standar kualitas kerja
   
   9)  Sistem informasi dan telekomunikasi 
   
   
   b.  Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
   
   1)  Pembagian  tugas  dan  pekerjaan  agar  lebih  efisien  dalam organisasi/ perusahaan.
   
   
   2)  Pemeliharaan  hubungan  kerja  yang  baik  dengan  atasan  ataupun
   
   bawaha.
   
   3)  Penyediaan  peralatan/perlengkapan  yang  tepat,  sesuai  dengan
   
   jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan
   
   pekerjaan.
   
   
   c.  Pengarahan perkantoran (office actuating)
   
   1)  Penggunaan  teknik  yang  efektif  dalam  melakukan  pengawasan
   
   terhadap bawahan
   
   2)  Penggunaan  teknik  yang  efektif  dalam  memberikan  motivasi
   
   terhadap bawahan
   
   3)  Pemberian  bantuan  kepada  karyawan  dalam  memecahkan
   
   masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
   
   4)  Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
   
   5)  Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar
   
   komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
   
   6)  Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada
   
   karyawan 
   
   
   d.  Pengawasan perkantoran (office controlling)
   
   1)  Penggunaan peralatan dan perabot kantor
   
   2)  Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
   
   3)  Kualitas pekerjaan kantor
   
   4)  Pelayanan kantor
   
   5)  Waktu
   
   6)  Biaya perkantoran
   
   
   
   2.  Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
   
   a.  Lokasi kantor
   
   Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
   1)  Faktor keamanan
   2)  Faktor lingkungan
   3)  Faktor harga
   b.  Gedung
   
   Faktor yang perlu diperhatikan:
   1)  Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
   2)  Memiliki fasilitas yang memadai
   3)  Harga  gedung  yang  kompetitif  (seimbang  dengan  biaya  dan
   keuntungan)
   c.  Peralatan
   
   1)  Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
   2)  Perbekalan  kantor  (office  supplies):  kertas,  pena,  tinta  printer,
   penghapus dan peralatan habis pakai lainnya
   d.  Interior
   
         Adalah  tatanan  perabot/perangkat  kantor  yang  menunjang
   pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,
   plafon, jendela, dan hiasan kantor
   e.  Mesin-mesin kantor
   
   Disesuaikan  dengan  prosedur  kerja,  metode  kerja  dan  kebutuhan
   kantor 
   
   Referensi
   http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran
   http://risdans.blogspot.com/2013/11/pengertian-administrasi-perkantoran-dan.html
   
   Demikian lah informasi dari Saya. Semoga bermanfaat bagi kalian semua^^
   Semoga bertemu di post saya selanjutnya, Salammmm.....
   Arigato :) Gomawo....